Access

Základní pojmy

Databází (v Accessu) se rozumí soubor s příponou .mdb, který obsahuje sady základních databázových objektů: tabulky, dotazy, formuláře, sestavy, stránky, makra a moduly.

Tabulka (datová tabulka) je určité seskupení údajů (týkajících se určitého subjektu) uvnitř databáze (zaměstnaneci, studenti, pracoviště firmy). Slouží pro větší přehlednost, a jednoduchou manipulaci s daty.

Záznam je jeden kompletní údaj v tabulce (řádek s vyplněnými daty). Všechny záznamy v jedné tabulce mají stejnou strukturu (pořadí a množství dat). V tabulce lidí například vše o jednom konkrétním člověku: Jan, Novák, Bratislavská 26, Brno, 602 00, 12.12.1957, 571212/0000, učitel.

Pole (položka, atribut) jeden konkrétní prvek tabulky obsahující určitou část informací (může jím být myšlen celý sloupec např. křestních jmen studentů nebo jen jedno jediné jméno - označeno též pole záznamu). Každé pole má předem definovaný typ a délku zadávaných informací (Příjmení - text max. 25 znaků).

Při tvorbě databáze je potřeba zabraňovat duplicitě (opakovanému zadávání sejných údajů). K tomu slouží primární klíč.

Primární klíč je položka, která zajišťuje požadovanou jednoznačnost a tudíš snižuje riziko chyby. Může jím být rodné číslo, pořadové číslo, popřípadě kombinace několika hodnot. Nelze do pole, které je součástí primárního klíče, vložit duplicitní hodnoty ani prázdné hodnoty.

Relace je způsob propojení dvou tabulek, vztah mezi nimi.

Spuštění Accessu

• Start >> Programy >> (Microsoft Office) >> Microsoft Access
• Tlačítko nebo ikona s fialovým klíčem

Datové typy polí

• Text
- tento typ je určen pro text nebo kombinace textu a číslic. Lze též použít pro čísla, která se nepoužívají ve výpočtech (tel. čísla, rodná čísla, PSČ,...). Umožňuje použít max. 255 znaků, ale výchozích je 50.
• Memo
- používá se pro pole s více než 255 znaky (delší texty - poznámky, popisky...; čísla). Max 65 536 znaků.
• Číslo
- slouží k ukládání dat pro matematické výpočty mimo peněžních hodnot.
• Měna
- použijeme, chceme-li zabránit zaokrouhlování během výpočtů. Max. 15 míst nalevo od desetinné čárky a 4 místa napravo.
• Datum a čas
- pro zadávání hodnot datumu a (nebo) času.
• Automatické číslo
- umožňuje vytvoření polí do nichž je při vytvoření vloženo nějaké číslo. Toto vložené číslo je vždy jedinečné a nemůže být měněno ani odstraněno.
Umožňuje generovat tři druhy čísel:
• pořadová čísla s přírůstkem jedna
- jsou přednastavena a vhodná k vytvoření primárního klíče
• náhodná čísla
- vygeneruje náhodné číslo, ale zachová vždy jedinečnost.
• replikační identifikátory
(jedinečné identifikátory) - jsou využita při replikaci databází, což je kopírování databází včetně tabulek, dotazů, formulářů, sestav, maker a modulů.
• Ano/Ne
- se používá v případě, chcete-li zadat pouze jednu se dvou hodnot. Toto pole nabízí několik předdefinovaných zobrazovacích formátů.
• Objekt OLE
- je použit k uložení dokumantů vytvořených aplikcemi MS Word, MS Excel, obrázků, zvuků a dalších typů binárních dat vytvořených jinými programy. Tyto objekty mohou být do pole tabulky propojeny (pracujeme jakoby s originálem) nebo vloženy (nepromítnou se změny v originálu do databáze a naopak).
• Hypertextový odkaz
- slouží k ukládáníhypertextových odkazů. Délka hypertextového odkazu může být max. 64 000 znaků. Pomocí hypertextových odkazů

Vlastnosti polí

Velikost pole

• Velikost pole u datového typu Text
- nastavená velikost je 50 znaků, ale je možnost zadat až 255.
• Velikost pole u datovéh typu Číslo
• Bajt
- lze zadat pouze celá čísla (nikoli desetinná) z rozsahu 0 - 255.
• Celé číslo
- lze zadat pouze celá čísla (nikoli desetinná) z rozsahu -1038 - 1038.
• Dlouhé celé číslo
- lze zadat pouze celá čísla (nikoli desetinná) z rozsahu -2 147 483 648 - 2 147 483 648.
• Jednoduchá přesnost
- lze zadat čísla s přesností od -3,402823E+38 - -1,401298E+45 pro záporné hodnoty a od 1,401298E+45 - 3,402823E+38 pro kladné hodnoty.
• Dvojitá přesnost
- lze zadat čísla s přesností od -1,79769313486231E+308 - -4,94065645841247E-324 pro záporné hodnoty a od 1,79769313486231E+308 - 4,94065645841247E-324 pro kladné hodnoty.
• Replikační identifikátor
(globálně jedinečný identifikátor) - používá se při kopírování databází.
• Desetinné číslo
- lze zadat pouze desetinná čísla s možností až 15 míst nalevo a 4 místa napravo od desetinné čárky

Formát

• Formát pro datový typ Číslo
• Obecné číslo
- číslo zarovnané vpravo bez oddělovače tisíců, zobrazí 11 číslic nebo 10 a desetinnou čárku.
• Měna
- zobrazí číslo podle místního nastavení měny v systému s oddělovačem tisíců a dvěma desetinnými místy.
• Euro
- zobrazí číslo jako hodnotu v měně euro s oddělovačem tisíců a dvěma desetinnými místy.
• Pevný
- zobrazí číslo se dvěma desetinnými místy.
• Standardní
- zobrazí číslo s oddělovačem tisíců a dvěma desetinnými místy.
• Procenta
- zobrazí číslo vynásobené hodnotou 100 s dvěma desetinnými místy a znakem procent (0,5 -> 50%).
• Matematický
- zobrazí číslo v exponenciálním zápisu.
• Formát pro datový typ Datum/Čas
• Obecné datum
- zobrazí číslo jako kalendářní datum a případně čas. Část čísla od desetinné čárky vpravo představuje čas. Pokud číslo neobsahuje tuto část, zobrazí se pouze datum, obráceně pouze čas.
• Datum (dlouhé)
- zobrazí kalendářní datum podle místního nastavení formátu dlouhého data v systému.
• Datum (střední)
- zobrazí kalendářní datum podle místního nastavení data v systému (den, měsíc a rok dvěma číslicemi).
• Datum (krátké)
- zobrazí kalendářní datum podle místního nastavení formátu krátkého data v systému.
• Čas (dlouhý)
- zobrazí čas podle místního nastavení formátu dlouhého času v systému.
• Čas (střední)
- zobrazí čas ve 12-hodinovém formátu s rozlišením dop. a odp. a bez sekund.
• Čas (krátký)
- zobrazí čas ve 24-hodinovém formátu bez sekund.
• Formát pro datový typ Ano/Ne
• Ano/Ne
- pokud je číslo 0, zobrazí Ne, u ostatních čísel Ano.
• Pravda/Nepravda
- pokud je číslo 0, zobrazí Nepravda, u ostatních čísel Pravda.
• Zapnuto/Vypnuto
- pokud je číslo 0, zobrazí Vypnuto, u ostatních čísel Zapnuto.

Vstupní maska

• 0
- číslice (0 - 9, položka je povinná, znaménka + a - nejsou povolena)
• 9
- číslice nebo mezera (položka není povinná, znaménka + a - nejsou povolena)
• #
- číslice nebo mezera (položka není povinná, prázdné pozice se převádějí na mezery, znaménka + a - jsou povolena)
• L
- písmeno (A - Z, položka je povinná)
• ?
- písmeno (A - Z, položka je nepovinná)
• A
- písmeno nebo číslice (položka je povinná)
• &
- libovolný znak nebo mezera (položka je povinná)
• C
- libovolný znak nebo mezera (položka je nepovinná)
• .,:;-/
- zástupný znak pro desetinnou čárku a oddělovače tisíců, kalendářního data a času (použité znaky jsou závislé na nastavení systému)
• <
- převede následující znaky na malá písmena
• >
- převede následující znaky na velká písmena
• !
- zobrazí masku zprava doleva
• \
- používá se pro zobrazení následujícího znaku (z této tabulky) jako literárního znaku
• Heslo
- v tomto poli se místo vkládaných znaků zobrazují hvězdičky

Titulek

Výchozí hodnota

Počet desetinných míst

Ověřovací pravidlo

Ověřovací text

Je nutno zadat?

Povolit nulovou délku

Indexovat

Komprese kódu unicode

Ovládací prvek

Základní prvky

Tabulka

Lze ji zobrazit několika způsoby:

1. Zobrazení datového listu
- k přidání, odstranění a úpravě dat v tabulce

2. Návrhové zobrazení
- k vytvoření tabulky a k úpravám její struktury

3. Zobrazení kontingenční tabulky
- shrnuje a analyzuje data v datovém listu; možno použít různé úrovně podrobností a možností uspořádání

4. Zobrazení kontingenčního grafu
- obsahuje grafickou analýzu dat v datovém listu tabulky; možnost zobrazení různých úrovní podrobností


Vytvoření je možné třemi způsoby:


1. Vytvořit tabulku v návrhovém zobrazení!!!



Určuje názvy sloupců pro budoucí tabulku

Určuje datový typ hodnot vkládaných do daného sloupce (text, číslo, automatické číslo, datm a čas, měna)

Zde uložená informace popisuje hodnotu ve sloupci a zobrazuje se na stavovém řádku, když toto pole ve formuláři označíte.

Pod těmito poli je položka "Vlastnosti pole" a zde jsou dvě části - v jedné jsou vlastnosti položek a jejich možná upřesnění a nastavení (např. na kolik desetinných míst má být číslo, ...) a ve druhé je k nim nápověda.

2. Vytvořit tabulku pomocí průvodce



Zde si vybereme položky jak potřebujeme, nebo jim nejbližší, a pak nás průvodce provede kompletním vytvořením tabulky krok za krokem...

3. Vytvořit tabulku vložením dat



Zde rovnou vkládáme položky do jednotlivých políček v tabulce (podobně jako v Excelu), ale hrozí nebezpečí, že si Access udělá s námi vloženou hodnotou co chce... (např. z tel. čísla v mezinárodním tvaru nějaké jiné číslo: 00420123456789 -> 420123456789; z data 2.2. -> 2.2.1900). Proto se tento způsob nedoporučuje!

Pokud chceme upravit dotaz, tabulku nebo cokoli jiného, tak stejně musíme do návrhového zobrazení. Dostaneme se tam buď pomocí pravého tlačítka stisknutého na daném dotazu či tabulce a pak výběr Návrhové zobrazení, nebo pomocí tlačítka. Pokud se chceme podívat na data uložená v tabulce, nebo vybraná dotazem, tak máme na výběr buď pohý dvojklik na vybrané tabulce, nebo pravé tlačítko a Otevřít, nebo tlačítkem. Existuje i možnost přímého přepínání mezi jednotlivými zobrazeními a k tomu slouží tlačítka a . Vždy je k dispozici jen jedno a to vždy jen to kam to můžeme přepnout - kdy máme návrhové zobrazení, tak do tabulky a z tabulky zase jen do návrhového zobrazení.

Relace

Nalezneme ji pod ikonkou na panelu nástrojů "Databáze". A ten je zobrazen jen tehdy, když stojíte v hlavním okně databáze.

Po kliknutí na ikonku se vám zobrazí okno relací a přez něj okno Zobazit tabulku (se záložkami tabulky, dotazy, oboje).

Přidáme všechny tabulky mezi kterými budeme vytvářet relace (většinou to jsou všechny tabulky, žádná by neměla být mimo, nebo pak postrádá smysl).

Relace mohou mít tři typy:
• 1 : 1
- znamená, že jednomu záznamu v tabulce jedné odpovídá jeden záznam v tabulce druhé. Takže se ty tabulky chovají jako jedna, kterou byste mezi některými sloupci rozdělili do dvou. Např. 1.tab. = číslo, jméno a příjmení žáka, 2. tab.= číslo žáka, datum, čas a místo narození -> každý má jen jeden datum a čas narození a zároveň se v jednu chvíli na jednom místě narodil jen jeden člověk. Pokud naše databáze používá množství relací 1 : 1, tak není nejlépe navržena. U obou tabulek by měl být primární klíč navstaven na sloupec, kterým budou tabulky propojeny.
• 1 : N (N : 1)
- je nejpoužívanější typ relace. Jeden záznam z jedné tabulky bude mít přiřazeno několik záznamů z druhé tabulky. Např. 1.tab. = zákazník, 2.tab. = objednávky -> jeden zákazník si může objednat několikrát (0x, 1x nebo několikrát), ale jedna objednávka patří jen jednomu zákazníkovi. U této relace by měl být primární klíč zvolen jako sloupec, který bude v relaci s druhou tabulkou (která už daný sloupec nebude mít jako primární klíč, neboť tam se budou hodnoty moci oopakovat).
• M : N
- umožňuje několika záznamům v jedné tabulce přiřadit několik záznamů z druhé tabulky. Např. 1.tab. = třídy, 2.tab. = učitelé -> každý učitel učí několik tříd (0 - X), ale každá třída může mít několik učitelů (0 - X). V praxi je to nejčastější vztah, ale v databázi se nahrazuje tzv. spojovací tabulkou, která vztah M:N rozdělí na dva vztahy M:1 a 1:N.

Dotaz

Vytvořit lze dvěma způsoby:


Výsledkem dotazu je Tabulka.

1. Vytvořit dotaz v návrhovém zobrazení!!!

Po kliknutí na dotaz v návrhovém zobrazení se nejprve zobrazí nabídka pro vložení tabulek a jiných dotazů. My si vybereme tabulky (a nebo dotazy) potřebné k vytvoření nového dotazu. Každou dáme přidat (buď po jedné nebo jich označíme více pomocí Shift nebo Shift+Ctrl a přidáme naráz) a pak tuto nabídku zavřeme. Zůstane nám tabulka návrhu dotazu.




Tabulka - nabízí vybrané tabulky
Pole - nabízí jednotlivé položky vybrané tabulky (pokud nezvolíme tabulku, budou na výběr všechna pole ze všech tabulek)
Zobrazit - Pokud je tato položka zatržena, bude sloupec zobrazen, jinak ne
Řadit - vzestupně/sestupně
Kritéria - sem se zadávají kritéria pro výběr => hodnota ve sloupci splňuje zadaná kritéria (např. <80, >=50, "Novák", ...)

A takhle vypadá hotový jednoduchý dotaz v návrhovém zobrazení. Vyhledá všechny Jany v seznamu lidí (s libovolným příjmením).


2. Vytvořit dotaz pomocí průvodce

Po kliknutí na dotaz pomocí průvodce se nejprve zobrazí nabídka pro vložení sloupců z různých tabulek a jiných dotazů. Každou dáme přidat pomocí šipky ">" nebo všechny naráz pomocí dvou šipek ">>" (stejně tak i když je chceme odebrat) a pak nás průvodce vede krok za krokem nabídkou.